Henkilötietojesi suojaaminen on meille Recticel-konsernissa erittäin tärkeää. Olemme täysin sitoutuneet noudattamaan kaikkia henkilötietojen suojaa koskevia lakeja ja asetuksia, kuten yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), tähän rajoittumatta.
Haluamme käyttää tätä tietosuojailmoitusta selittääksemme sinulle, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja saatamme käsitellä, miten käytämme niitä ja kenelle niitä jaamme.
Tämä tietosuojailmoitus koskee Recticel-konsernin suorittamaa toimittajien (yhteyshenkilöt mukaan lukien), asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, loppukäyttäjien tai muiden sidosryhmien kaikkien henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien henkilöiden, joiden kanssa Recticel-konserni voi olla vuorovaikutuksessa, kuten (näihin rajoittumatta) kolmannet osapuolet, jotka ovat kanssamme tekemisissä tapahtumissa tai vierailevat Recticel-konsernin toimipaikoissa.
- Keitä olemme?
Olemme Recticel Group, konserni, jonka pääkonttori sijaitsee Belgiassa. Recticel-konsernin emoyhtiö on Recticel NV, joka on Belgian lainsäädännön mukaan perustettu yhtiö, jonka kotipaikka on Bourgetlaan 42, 1130 Bryssel, Belgia, ja joka on rekisteröity Belgian Crossroads Bank for Enterprises -rekisteriin numerolla 0405.666.668.
Voit ottaa yhteyttä Recticel-konserniin kaikissa henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä yleisissä asioissa tai kysymyksissä alla olevilla yhteystiedoilla:
Sähköposti: data.protection@recticel.com
Puhelin: +32 2 775 18 11 (oikeudellinen neuvonta)
Tarkemmin sanottuna, se Recticel-konsernin tytäryhtiö, jonka kanssa sinulla on sopimus- tai liikesuhde, on vastuussa sen päättämisestä, miksi ja miten sinusta keräämiämme henkilötietoja käsitellään. Tämä tarkoittaa, että kyseistä yritystä pidetään rekisterinpitäjänä henkilötietojesi käsittelyn osalta.
- Mitä henkilötietoja keräämme ja miten käytämme niitä?
- Kerättyjen henkilötietojen tyypit
Henkilötiedot ovat sinua koskevia kaikkia tietoja, joiden perusteella sinut voidaan tunnistaa tai voit olla tunnistettavissa. Anonyymejä tietoja, joista sinua ei voida tunnistaa, ei pidetä henkilötietoina.
Kun ryhdyt liikesuhteeseen Recticelin kanssa, saatamme kerätä sinusta seuraavia henkilötietoja:
-
tunniste- ja yhteystiedot, kuten nimi, sukunimi, ammattiala tai vastuualue, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
-
pankkitilin tiedot
-
kokousten ja viestinnän historia ja muistiinpanot
-
yksityiskohtaiset tiedot (aiemmasta) työstä, koulutuksesta ja tehtävistä (esimerkiksi silloin, kun ne ovat merkityksellisiä Recticelin ja nykyisen työpaikkasi välisen suunnitellun kumppanuuden kannalta)
-
tiedot tiedusteluista, valituksista ja pyynnöistä, joita olet esittänyt Recticel-konsernille
-
kaikki lisätiedot, jotka annat meille, kun olemme yhteydessä sinuun (esim. messuilla)
-
valokuvat ja/tai videokuvat.
Huomaa, että emme ehkä pysty ryhtymään liikesuhteeseen kanssasi, jos et halua antaa meille joitakin edellä mainittuja henkilötietoja.
- Henkilötietojesi käyttötarkoitukset
Henkilötietojasi käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
-
liikesuhteiden hallinta, mukaan lukien riskianalyysi ja due diligence -tarkastukset
-
sopimusten hallinnointi
-
tilausten hallinta sekä asiakkaiden että toimittajien osalta
-
kirjanpito ja laskutus
-
tutkimus
-
tiedustelujen, valitusten ja pyyntöjen käsittely
-
riitojen hallinta
-
suhdetoiminta ja liiketoiminnan kehittäminen
-
tapahtumien hallinta
-
(suora-)markkinointi
-
riskianalyysi ja due diligence -tarkastus sekä asiakkaan että toimittajien osalta
-
kulunvalvonta ja turvallisuus
-
säädösten noudattaminen.
Henkilötietojasi ei käytetä muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin.
- Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusta
Käsittelemme henkilötietojasi ensisijaisesti luodaksemme, toteuttaaksemme tai lopettaaksemme liiketoiminta- tai sopimussuhteen kanssasi tai yrityksesi kanssa, ottaaksemme sinuun yhteyttä pyynnöstäsi/suostumuksellasi (esim. tiedustelujen, valitusten ja pyyntöjen yhteydessä) tai noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme.
Saatamme myös käsitellä joitakin henkilötietojasi, kun se on mielestämme Recticel-konsernin oikeutetun edun mukaista, esimerkiksi jotta voimme tunnistaa sinut ennen kuin päästämme sinut rakennukseemme turvallisuussyistä. Tällaisessa tilanteessa varmistamme aina, että oikeutetut etumme eivät syrjäytä etujasi, oikeuksiasi ja vapauksiasi (jolloin arvioimme tietojenkäsittelytoiminnan uudelleen). Tältä osin tekemämme oikeutetun edun arviointi on saatavana pyynnöstä.
Joissakin tapauksissa saatamme myös pyytää suostumustasi voidaksemme lähettää sinulle markkinointisähköpostiviestejä. Kun saat tällaisia sähköpostiviestejä, sinulla on aina mahdollisuus peruuttaa tilaus kyseisissä sähköpostiviesteissä olevalla peruutuspainikkeella.
- Kenelle jaamme henkilötietojasi?
Henkilötietojasi voidaan jakaa yrityksen sisällä tai toisen Recticel-konserniin kuuluvan yrityksen kanssa, jos se on tarpeen edellä mainittujen tarkoitusten tai käsittelyn toteuttamiseksi.
Henkilötietojasi saatetaan jakaa myös ulkopuolisille palveluntarjoajille, joita käytämme suorittamaan meille sisäisiä tai ulkoisia tehtäviä, joihin voi liittyä henkilötietojasi (esim. ulkoiset IT-palveluntarjoajat, pilvitallennuspalveluntarjoajat tai muut palveluntarjoajat sekä ammatilliset neuvonantajat jne.). Tällaiset palveluntarjoajat toimivat ainoastaan tietojenkäsittelijöinä meille, ja teemme niiden kanssa tarvittavat tietojenkäsittelysopimukset varmistaaksemme, että ne suojaavat henkilötietojasi asianmukaisesti ja voivat toimia vain nimenomaisten ohjeidemme mukaisesti.
Tämän lisäksi emme siirrä henkilötietoja kolmansille osapuolille, paitsi jos meidät velvoitetaan siihen pakottavien oikeudellisten säännösten perusteella (esim. tietojen luovuttaminen ulkopuolisille elimille, kuten valvonta- tai lainvalvontaelimille ja/tai hallinnon osille) ja/tai tuomioistuimen tai viranomaisen määräyksestä. Voimme myös siirtää henkilötietojasi saatuamme siihen suostumuksesi.
- Siirretäänkö henkilötietojasi ulkomaille?
Pyrimme rajoittamaan henkilötietojesi siirtoa ETA:n ulkopuolelle niin paljon kuin mahdollista.
Siltä osin kuin siirrot ETA:n ulkopuolelle ovat välttämättömiä – suoraan tai välillisesti tietojen käsittelijän kautta –, ryhdymme aina asianmukaisiin toimenpiteisiin varmistaaksemme, että henkilötietojasi suojataan asianmukaisesti ja että kaikki henkilötietojen siirrot ETA:n ulkopuolelle tapahtuvat laillisella tavalla (esimerkiksi pyytämällä vastaanottajan allekirjoittamaan Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet tai pyytämällä nimenomaista suostumustasi tähän).
- Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Emme säilytä henkilötietojasi kauemmin kuin on tarpeen sen tarkoituksen saavuttamiseksi, jota varten henkilötietosi on kerätty.
Henkilötietojasi säilytetään pääsääntöisesti Recticelin kanssa koko voimassaolevan liikesuhteen ajan ja kymmenen vuotta liikesuhteen päättymisen jälkeen. Tämä vastaa vanhentumisaikaa.
Edellä mainitusta huolimatta emme ehkä voi poistaa tiettyjä henkilötietoja, jos henkilötietojen säilyttämiseen on olemassa lakisääteinen velvoite, jos vanhentumisaika on edelleen voimassa tai jos tarvitsemme näitä henkilötietoja oikeudellisen vaateen yhteydessä.
- Miten henkilötietosi suojataan?
Olemme toteuttaneet kaikki kohtuulliset ja riittävät tekniset ja organisatoriset turvatoimenpiteet suojellaksemme henkilötietojasi mahdollisimman hyvin luvattomien henkilöiden tahattomalta tai tarkoitukselliselta henkilötietojen manipuloinnilta, muuttamiselta, julkaisemiselta, kadottamiselta, väärinkäytöltä tai tuhoamiselta tai niihin pääsyltä. Tällaisia toimenpiteitä ovat muun muassa rajoitettu pääsynhallintakäytäntö ja vahva salasanasuojaus.
- Mitkä ovat henkilötietoihin liittyvät oikeutesi?
Yleisen tietosuoja-asetuksen perusteella sinulla on seuraavat oikeudet (sikäli kuin oikeuden konkreettiset soveltamisedellytykset täyttyvät):
-
Voit päästä tutustumaan käsiteltyihin henkilötietoihisi, ja saat tietoja niistä.
-
Voit pyytää, että sinut unohdetaan tai henkilötietosi poistetaan.
-
Voit hakea virheellisten henkilötietojen oikaisua ja täydentämistä.
-
Voit varmistaa henkilötietojen siirrettävyyden.
-
Voit pyytää käsittelyn rajoittamista.
-
Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Voit käyttää näitä oikeuksia ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen data.protection@recticel.com. Jotta voimme tarkistaa pyyntösi laillisuuden, saatamme pyytää sinulta lisätodisteita henkilöllisyydestäsi. Vastaamme pyyntöösi mahdollisimman nopeasti, mutta joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.
- Onko sinulla kysyttävää tai haluatko tehdä valituksen?
Jos sinulla on kysymys tai haluat tehdä valituksen siitä, miten Recticel-konserni käsittelee henkilötietojasi, voit aina ilmoittaa asiasta sähköpostitse osoitteeseen data.protection@recticel.com, jotta voimme käsitellä asian yhdessä.
Voit myös tehdä valituksen Belgian tietosuojaviranomaiselle tai muulle toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle milloin tahansa. Alla on Belgian tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Verkkosivusto:
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte
Yhteystiedot:
Belgian tietosuojaviranomainen
Rue de la Presse 35, 1000 Bryssel, Belgia
Puhelin: +32 (0)2 274 48 00
Faksi: +32 (0)2 274 48 35
Sähköposti: contact@apd-gba.be
- Mitä lakia tähän tietosuojailmoitukseen sovelletaan?
Tätä tietosuojailmoitusta koskevia kiistoja tulkitaan Belgian lainsäädännön mukaisesti.
- Muutokset
Voimme muuttaa, täydentää tai tarkentaa tätä tietosuojailmoitusta aika ajoin ilman ennakkoilmoitusta. Uutta versiota sovelletaan sen julkaisupäivästä alkaen. Siksi kehotamme sinua aina tutustumaan tämän tietosuojailmoitukseen uusimpaan versioon verkkosivuston kohdassa Tietosuojailmoitukset.